Waar moet een congreslocatie aan voldoen?

1Bij het organiseren van een congres zijn er verschillende factoren die het succes van het evenement bepalen. Hoe kies je de perfecte congreslocatie uit voor het houden van jouw bedrijfscongres? Je leest het in deze blog.

1. Er is voldoende capaciteit

De capaciteit van een congreslocatie is één van de belangrijkste punten als je op zoek gaat naar een geschikte locatie. Dit geldt niet alleen voor congressen en evenementen met hoge bezoekersaantallen, maar ook voor kleinschalige evenementen. Indien je een kleinschalig evenement gaat organiseren wil je wel dat er geschikte ruimtes zijn voor jouw bezoekersaantal. Je hebt immers geen behoefte aan een grote zaal als je deze niet kunt vullen. Andersom is dat precies hetzelfde. Als er veel bezoekers op je congres afkomen wil je zeker weten dat iedereen een zitplek heeft voor tijdens het congres. Na het congres wil je dat er een ruimte is waar iedereen gezellig kan borrelen en netwerken, zonder dat er een tekort aan ruimte is. Let bij het kiezen van een congreslocatie dus goed op de verschillende ruimtes en de capaciteit van deze ruimtes.

2. Centraal gelegen locatie

De locatie van het congrescentrum is een ander doorslaggevend punt waar het succes van het evenement aan afhangt. Indien je bezoekers ontvangt vanuit het hele land, wil je niet dat de ene bezoeker langer hoeft te reizen dan de ander. Een centraal gelegen locatie is daarom de uitkomst. Zo is het voor alle bezoekers goed te doen om de locatie te bereiken zonder al te lange reistijd.

3. Voldoende decoratie

Een ander punt waar een geschikte congreslocatie aan moet voldoen is de aankleding van het congres. Denk hierbij aan het gebruiken van kleuren uit de huisstijl van jouw bedrijf. Dit kan zijn in bloemen, posters, lampen en andere vormen van decoratie. Als bedrijf zijnde wil je het liefst dat dit soort zaken allemaal uit handen worden genomen. Let bij het kiezen van een congreslocatie dus goed op of ze een decoratieservice aanbieden. Dit scheelt een hoop geregel en zorgt bovendien voor extra beleving voor alle bezoekers.

4. Cateringservice

Na een lange dag met lezingen en symposia is het lekker om even te kunnen genieten van een lekker hapje en drankje. Niet bij ieder congrescentrum is het vanzelfsprekend dat er een cateringservice aanwezig is. In dat geval dien je zelf voor hapjes en drankjes te zorgen. Zeker als je al druk bent met het regelen van allerlei andere zaken is het prettig dat ook de catering voor je uit handen wordt genomen. Let daarom goed op of het congrescentrum ook een cateringservice aanbiedt.